OKI MB472, MB492 und MB562 senden Scans nicht per E-Mail: SMTP-, Gmail- und Microsoft-365-Einrichtung

Wenn OKI MB472, MB492 oder MB562 ein Dokument scannt, es aber nicht per E-Mail versendet, hilft eine Neuinstallation des Treibers auf dem Computer normalerweise nicht. Bei Verwendung von Scan to E-mail erstellt das MFP selbstständig eine E-Mail, stellt eine Verbindung zum SMTP-Server her und überträgt die Datei. Computer, TWAIN/WIA-Treiber und ActKey sind an diesem Vorgang nicht beteiligt.

Zur Behebung des Problems müssen nacheinander Netzwerk, DNS, Datum und Uhrzeit, Absenderadresse, SMTP-Server, Port, Verschlüsselung und Anmeldemethode geprüft werden. Eine zusätzliche Schwierigkeit dieser Serie ist das Alter des integrierten E-Mail-Clients: Das MFP unterstützt die normale SMTP-Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort, in den verfügbaren Einstellungen gibt es jedoch kein OAuth. Deshalb funktionieren ältere Anleitungen mit dem normalen Gmail-Kennwort nicht mehr, und eine vergleichbare Einrichtung für Microsoft 365 ist nur eine vorübergehende Lösung.

Für welche Modelle diese Anleitung gilt

Die Einrichtung gilt für die folgenden monochromen MFPs:

• OKI MB472dn und MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP und ES5162LP MFP.

Die Bezeichnungen einzelner Menüpunkte können sich je nach Firmwareversion und Sprache der Benutzeroberfläche geringfügig unterscheiden. Bei allen aufgeführten Modellen werden die Felder SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password und die Absenderadresse From verwendet.

So bestimmen Sie die Richtung der Fehlersuche

Was passiert	Was zuerst geprüft werden sollte
Das MFP meldet einen DNS-Fehler	DNS Server, Default Gateway und Schreibweise des SMTP-Servernamens
Der SMTP-Fehler erscheint vor der Anforderung oder Übertragung der Datei	Server, Port, Verschlüsselung, Internetzugang und TLS-Kompatibilität
Der Server weist Anmeldung oder Authentifizierung zurück	Vollständige Benutzeradresse, App-Passwort, Berechtigung für SMTP AUTH und From
Nur Empfänger innerhalb der Organisation erhalten E-Mails	Beschränkung von Direct Send oder restricted SMTP server
Eine Seite wird versendet, ein mehrseitiges Dokument jedoch nicht	Größe des Anhangs, Auflösung, Format und Komprimierung
Das Bedienfeld zeigt den Abschluss an, die E-Mail kommt jedoch nicht an	Spam, Quarantäne, Protokoll des E-Mail-Servers, From, SPF und Relay-Regeln
Der Versand funktioniert seit einer Kennwortänderung nicht mehr	Im MFP gespeichertes Kennwort und Anmelderegeln des E-Mail-Dienstes

Welche Programme und Dateien benötigt werden

Für die normale Einrichtung von Scan to E-mail muss nichts auf dem Computer installiert werden. Die integrierte Webseite des MFP kann in einem Browser geöffnet werden. Zusätzlich kann nur die neueste Firmware Update Tool erforderlich sein, wenn die installierte Firmware veraltet ist oder keine geschützte SMTP-Verbindung hergestellt werden kann.

Installieren Sie Scanner Driver, ActKey oder Configuration Tool nicht speziell zur Behebung eines SMTP-Problems. Configuration Tool kann dieselben Einstellungen ändern, die Weboberfläche ermöglicht die Konfiguration jedoch ohne zusätzliche Software.

Schritt 1. Kopierfunktion und Netzwerkverbindung prüfen

1. Legen Sie eine Seite auf das Vorlagenglas und erstellen Sie über das Bedienfeld eine normale Kopie.
2. Wenn die Kopie erstellt wird, funktioniert der Scanmechanismus.
3. Drücken Sie am MFP SETTING (Einstellung).
4. Öffnen Sie Reports (Berichte) > Configuration (Konfiguration) und drucken Sie die Konfiguration.
5. Suchen Sie die IPv4-Adresse des MFP, zum Beispiel 192.168.1.50.
6. Öffnen Sie auf einem Computer im selben Netzwerk einen Browser und geben Sie diese Adresse ein:

http://192.168.1.50

7. Wenn die Geräteseite nicht geöffnet wird, stellen Sie zuerst die Ethernet- oder Wi-Fi-Verbindung wieder her. Für eine SMTP-Prüfung ist es noch zu früh.
8. Wenn die Seite geöffnet wird, notieren Sie aus der Konfiguration IP-Adresse, Subnetzmaske, Standardgateway und DNS-Server.

Lokales Drucken bestätigt nicht, dass das MFP Zugriff auf das Internet hat. Der Drucker kann innerhalb des lokalen Netzwerks Druckaufträge empfangen, auch wenn Standardgateway oder DNS fehlen.

Schritt 2. Gateway, DNS, Datum und Uhrzeit korrigieren

Wenn der SMTP-Server über einen Namen angegeben wird, zum Beispiel smtp.gmail.com, muss das Gerät diesen Namen in eine IP-Adresse auflösen können. Dafür wird ein funktionierender DNS-Dienst benötigt. Für Verbindungen außerhalb des lokalen Netzwerks wird das Default Gateway benötigt.

1. Drücken Sie am Bedienfeld SETTING (Einstellung).
2. Öffnen Sie Easy Setup (Einfache Einrichtung) > Network Setting (Netzwerkeinstellung).
3. Prüfen Sie Default Gateway (Standardgateway). Normalerweise ist dies die lokale Adresse des Routers.
4. Prüfen Sie DNS Server (Primary) (DNS-Server (Primär)). Bei DHCP wird die Adresse normalerweise vom Router zugewiesen.
5. Geben Sie keinen beliebigen DNS-Server ein, wenn in der Organisation interne Nameserver oder eine Verkehrsfilterung verwendet werden.
6. Öffnen Sie die Einstellungen für Datum und Uhrzeit.
7. Stellen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone korrekt ein oder konfigurieren Sie einen verfügbaren SNTP-Server.
8. Speichern Sie die Einstellungen und warten Sie, bis der Netzwerkteil des Geräts neu gestartet wurde.

Eine falsche Uhrzeit kann dazu führen, dass die Zertifikatsprüfung fehlschlägt. Verwenden Sie nicht die IP-Adresse von Gmail oder Microsoft 365 anstelle des Servernamens: Cloud-Adressen ändern sich, und das Zertifikat wird für den Domänennamen ausgestellt.

DNS und Port vom Computer aus prüfen

Die folgenden Befehle zeigen, ob der Dienst aus Ihrem Netzwerk erreichbar ist. Sie prüfen weder das Kennwort noch die From-Adresse oder die vom MFP verwendete TLS-Version.

1. Drücken Sie Win + R.
2. Geben Sie powershell ein und drücken Sie Enter.
3. Führen Sie zur DNS-Prüfung folgenden Befehl aus:

nslookup smtp.gmail.com

4. Führen Sie zur Prüfung von Port 587 folgenden Befehl aus:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Wenn nslookup keine Adresse zurückgibt, korrigieren Sie die DNS-Einstellungen.
• Wenn TcpTestSucceeded : False angezeigt wird, wird der Port durch das Netzwerk, den Router, den Internetanbieter oder die Firewall blockiert.
• Wenn beide Prüfungen erfolgreich sind, fahren Sie mit den Einstellungen des MFP fort.

Schritt 3. E-Mail-Einstellungen vorbereiten

Notieren Sie vor der Anmeldung an der Weboberfläche die vom E-Mail-Anbieter oder Administrator bereitgestellten Angaben:

• genauer Name des SMTP-Servers;
• Port;
• Verschlüsselungsmodus: SMTPS, STARTTLS oder None;
• Authentifizierungsmethode: SMTP oder None;
• vollständiger Benutzername;
• Kennwort des Kontos oder App-Passwort;
• zulässige Absenderadresse From;
• Empfängeradresse für den Test.

Wenn die E-Mail-Adresse zu einer Organisation gehört, bestimmen Sie den Server nicht nur anhand des Teils der Adresse nach dem Zeichen @. Die Organisation kann einen eigenen Relay verwenden, selbst wenn ihre Postfächer bei Google Workspace oder Microsoft 365 gehostet werden.

Schritt 4. Mail Server Setup öffnen

1. Geben Sie die IP-Adresse des MFP in einen Browser ein.
2. Klicken Sie auf Administrator Login (Administratoranmeldung).
3. Geben Sie im Feld User Name (Benutzername) root ein.
4. Geben Sie das aktuelle Administratorkennwort des MFP ein.
5. Klicken Sie auf Log In (Anmelden).
6. Wenn eine Assistenten-Startseite geöffnet wird, klicken Sie auf SKIP (Überspringen).
7. Öffnen Sie oben auf der Seite Admin Setup (Admin-Einrichtung).
8. Wählen Sie links Network (Netzwerk) > Mail Server.

Schritt 5. SMTP-Einstellungen ausfüllen

Die Werte hängen vom jeweiligen E-Mail-Dienst ab, die Bedeutung der Felder ist jedoch gleich:

OKI-Feld	Was eingegeben werden muss
SMTP Server	Servername ohne https:// und Portnummer, zum Beispiel smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 oder 587 — nur der für das gewählte Schema vorgesehene Wert
SMTP Encryption	SMTPS für eine von Beginn an geschützte Verbindung, STARTTLS für den Wechsel zu TLS nach dem Verbindungsaufbau oder None für einen zugelassenen lokalen Relay
Authentication Method	SMTP bei Anmeldung mit Benutzername und Kennwort; None für einen Relay, der die zulässige IP-Adresse erkennt
SMTP User ID	Normalerweise die vollständige E-Mail-Adresse einschließlich des Teils nach @
SMTP Password	Kennwort, App-Passwort oder ein vom Administrator speziell bereitgestellter Wert
Receive Setting	Disable, wenn das MFP nur Scans versenden und keine E-Mails empfangen soll

1. Geben Sie die Einstellungen für ein ausgewähltes Verbindungsschema ein.
2. Klicken Sie auf Submit (Übernehmen).
3. Warten Sie, bis die Einstellungen gespeichert wurden.
4. Öffnen Sie E-mail > Receive Settings (Empfangseinstellungen).
5. Wenn der Empfang und das Drucken von E-Mail-Anhängen nicht verwendet werden, wählen Sie Disable (Deaktivieren).
6. Speichern Sie die Änderung.

Lassen Sie die Felder POP3 Server, POP User ID und POP Password leer, sofern der Administrator nicht ausdrücklich die Verwendung von POP before SMTP vorgeschrieben hat. Für Gmail und Microsoft 365 wird diese veraltete Anmeldemethode nicht benötigt.

Schritt 6. Absenderadresse From angeben

Selbst bei korrektem Kennwort kann der Server die E-Mail zurückweisen, wenn die Absenderadresse fehlt oder nicht zum angemeldeten Konto gehört.

1. Drücken Sie am Bedienfeld SETTING (Einstellung).
2. Wählen Sie Admin Setup (Admin-Einrichtung) und drücken Sie OK.
3. Geben Sie das Administratorkennwort ein.
4. Öffnen Sie Scanner Setup (Scanner-Einrichtung) > E-mail Setup (E-Mail-Einrichtung) > From / Reply To.
5. Öffnen Sie From.
6. Geben Sie die Adresse ein, deren Verwendung der E-Mail-Server zulässt.
7. Geben Sie bei einer normalen Gmail- oder Microsoft-365-Anmeldung dieselbe Adresse ein, die auch unter SMTP User ID eingetragen wurde.
8. Speichern Sie die Einstellung und kehren Sie zum Startbildschirm zurück.

Wenn From vom für die Anmeldung verwendeten Konto abweichen soll, muss der Administrator das Senden über diese Adresse erlauben. In Microsoft 365 ist dafür normalerweise die Berechtigung Send As erforderlich. Das einfache Ändern von From am MFP erteilt diese Berechtigung nicht.

Port und Verschlüsselung richtig zuordnen

Port	OKI-Einstellung	Typische Verwendung
465	SMTPS	Die geschützte Verbindung wird sofort aufgebaut; wird von Gmail und einigen SMTP-Anbietern verwendet
587	STARTTLS	Standardversand mit Authentifizierung; wird von Gmail und Microsoft 365 verwendet
25	None oder STARTTLS	Unternehmensinterner SMTP relay, Microsoft-365-Connector oder eingeschränkter Versand; der Port wird häufig vom Internetanbieter blockiert

Wenn Port 465 mit SMTPS nicht funktioniert und der Anbieter Port 587 zulässt, ändern Sie gleichzeitig den Port auf 587 und die Verschlüsselung auf STARTTLS. Deaktivieren Sie die Verschlüsselung nicht, wenn ein Kennwort über das Internet übertragen wird.

Normales Gmail einrichten

Die Anmeldung mit dem normalen Google-Kennwort gilt für einen älteren E-Mail-Client nicht mehr als geeignete Methode. Für die direkte Verbindung des MFP wird ein separates App-Passwort verwendet.

SMTP Server	smtp.gmail.com
Variante 1	Port 465, SMTP Encryption — SMTPS
Variante 2	Port 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	vollständige Gmail-Adresse
SMTP Password	16-stelliges App-Passwort ohne Trennleerzeichen
From	dieselbe Gmail-Adresse

Google-App-Passwort erstellen

1. Melden Sie sich bei dem Google-Konto an, das vom MFP verwendet werden soll.
2. Öffnen Sie den Bereich Sicherheit.
3. Aktivieren Sie Bestätigung in zwei Schritten, falls sie noch nicht aktiviert ist.
4. Öffnen Sie App-Passwörter.
5. Erstellen Sie ein separates Passwort mit einer verständlichen Bezeichnung, zum Beispiel OKI Scanner.
6. Kopieren Sie das angezeigte 16-stellige Passwort.
7. Geben Sie es am MFP unter SMTP Password anstelle des normalen Google-Kennworts ein.
8. Speichern Sie die Einstellungen und führen Sie sofort einen Test durch.

Wenn App-Passwörter nicht verfügbar sind, wurde die Funktion möglicherweise vom Administrator gesperrt, ist bei Advanced Protection nicht verfügbar oder steht bei einer bestimmten Konfiguration der Bestätigung in zwei Schritten nicht zur Verfügung. Deaktivieren Sie in diesem Fall nicht den Schutz des Kontos. Verwenden Sie für Google Workspace einen SMTP relay; für ein privates E-Mail-Konto wählen Sie einen anderen kompatiblen SMTP-Dienst oder einen zwischengeschalteten Relay.

Google Workspace: SMTP relay wird empfohlen

Für eine Organisation ist Google Workspace SMTP relay die geeignetere Lösung. Er kann Nachrichten anhand einer zugelassenen externen IP-Adresse erkennen und erfordert nicht, dass das Benutzerkennwort im MFP gespeichert wird.

Die Einrichtung wird vom Google-Workspace-Administrator vorgenommen:

1. Ermitteln Sie die externe IP-Adresse, über die das Büronetzwerk auf das Internet zugreift.
2. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole die Gmail-Einstellungen und fügen Sie eine Regel für SMTP relay service hinzu.
3. Beschränken Sie die zulässigen Absender auf die Domäne der Organisation.
4. Fügen Sie die externe IP-Adresse des Büros zur Liste der zulässigen Quellen hinzu.
5. Erstellen Sie keinen Relay, der Nachrichten von beliebigen Adressen aus dem Internet annimmt.
6. Geben Sie im MFP smtp-relay.gmail.com an.
7. Verwenden Sie den vom Administrator zugelassenen Port und Verschlüsselungsmodus: 25, 465/SMTPS oder 587/STARTTLS.
8. Wenn der Relay die Quelle anhand der IP-Adresse erkennt, stellen Sie Authentication Method — None ein und löschen Sie SMTP User ID und SMTP Password.
9. Geben Sie im Feld From eine Adresse aus der zulässigen Domäne ein.

Google bietet außerdem den restricted SMTP server aspmx.l.google.com auf Port 25 ohne Authentifizierung an, dieser stellt E-Mails jedoch nur an Gmail- oder Google-Workspace-Benutzer zu. Wenn ein Scan innerhalb der Organisation ankommt, aber nicht an externe Adressen anderer E-Mail-Systeme zugestellt wird, kann dies eine Beschränkung der gewählten Methode sein.

Microsoft 365: vorübergehende Einrichtung über SMTP AUTH

Für Client SMTP submission werden folgende Werte verwendet:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	vollständige Adresse eines lizenzierten Postfachs
SMTP Password	Kennwort des Kontos, wenn Basic Authentication zulässig ist
From	dieselbe Adresse; für eine andere Adresse ist Send As erforderlich

Microsoft 365 erfordert TLS 1.2 oder TLS 1.3. Port 465 ist für Client SMTP submission nicht geeignet. Wenn das MFP STARTTLS anbietet, beweist dies noch nicht, dass es eine moderne TLS-Version und geeignete Verschlüsselungssammlungen unterstützt.

Was der Microsoft-365-Administrator prüfen muss

1. Microsoft 365 admin center öffnen.
2. Zu Users (Benutzer) > Active users (Aktive Benutzer) wechseln.
3. Das vom MFP verwendete Postfach öffnen.
4. Mail (E-Mail) > Manage email apps (E-Mail-Apps verwalten) öffnen.
5. Authenticated SMTP prüfen.
6. Die Organisationsrichtlinie prüfen, die Basic Authentication unabhängig von der Einstellung des Postfachs verbieten kann.
7. Wenn Security Defaults aktiviert sind oder eine Richtlinie zum Verbot älterer Authentifizierungsmethoden gilt, den allgemeinen Schutz nicht wegen des MFP deaktivieren. Stattdessen SMTP relay oder eine andere Methode verwenden.

Microsoft 365 SMTP relay über einen Connector

Diese Variante erfordert einen Microsoft-365-Administrator und eine statische externe IP-Adresse der Organisation. Sie verwendet kein Kennwort eines Postfachs.

1. Der Administrator ermittelt die MX-Adresse der akzeptierten Domäne, zum Beispiel example-com.mail.protection.outlook.com.
2. Im Exchange admin center öffnet er Mail flow (E-Mail-Fluss) > Connectors.
3. Er erstellt einen eingehenden Connector vom E-Mail-Server der Organisation zu Microsoft 365.
4. Er konfiguriert die Erkennung anhand der zugewiesenen statischen externen IP-Adresse.
5. Er prüft, ob der Internetanbieter und die Firewall ausgehende Verbindungen zu Port 25 zulassen.
6. Er fügt diese IP-Adresse zum SPF-Eintrag der Domäne hinzu.
7. Im MFP gibt er die MX-Adresse der Organisation an.
8. Er stellt Port 25 ein.
9. Er wählt STARTTLS, wenn eine moderne TLS-Verbindung von beiden Seiten unterstützt und vom Connector verlangt wird.
10. Er stellt Authentication Method — None ein.
11. Er löscht SMTP User ID und SMTP Password.
12. Im Feld From gibt er eine Adresse aus der akzeptierten Domäne der Organisation ein.

Ein ausführlicher Vergleich von Client SMTP submission, SMTP relay und Direct Send befindet sich in der Microsoft-Anleitung für Multifunktionsgeräte. Der Connector darf das Netzwerk der Organisation nicht in einen offenen E-Mail-Relay verwandeln.

Microsoft 365 Direct Send — nur für interne Empfänger

Direct Send verbindet sich über Port 25 ohne Benutzername und Kennwort mit der MX-Adresse der Organisation. Mit dieser Methode können Scans nur an Empfänger innerhalb von Microsoft 365 derselben Organisation zugestellt werden.

• SMTP Server: MX-Adresse der Domäne;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS, falls verwendet, oder der mit dem Administrator abgestimmte Wert;
• Authentication Method: None;
• From: Adresse aus der akzeptierten Domäne der Organisation.

Wenn Scans erfolgreich bei Mitarbeitern ankommen, aber nicht an Gmail, Outlook.com oder eine Adresse einer anderen Organisation zugestellt werden, ist dies eine erwartete Einschränkung von Direct Send und kein Fehler des MFP.

Schritt 7. Minimalen Test durchführen

Die erste E-Mail sollte nur eine kleine Datei enthalten. So wird ein SMTP-Fehler nicht durch eine Größenbeschränkung verdeckt.

1. Legen Sie eine Seite in den ADF oder auf das Vorlagenglas.
2. Drücken Sie SCAN.
3. Vergewissern Sie sich, dass E-mail ausgewählt ist, und drücken Sie OK.
4. Öffnen Sie Add Destination (Ziel hinzufügen).
5. Wählen Sie To (An).
6. Wählen Sie die direkte Eingabe einer Adresse.
7. Geben Sie eine Empfängeradresse ein und bestätigen Sie sie.
8. Stellen Sie für den ersten Test PDF als Format, eine Auflösung von 200 oder 300 dpi und den Monochrommodus ein.
9. Drücken Sie die Taste zum Starten eines Schwarzweiß-Scans.
10. Warten Sie auf den Abschluss und notieren Sie den genauen Wortlaut oder Fehlercode.

Wiederholen Sie den Test nach jeder Änderung mit derselben einzelnen Seite und demselben Empfänger. Ändern Sie nicht gleichzeitig Server, Port, Kennwort und From, da sonst nicht festgestellt werden kann, welche Änderung geholfen hat.

Wenn das MFP den SMTP-Server nicht findet

1. Prüfen Sie die Schreibweise von SMTP Server.
2. Entfernen Sie https://, Leerzeichen, Schrägstrich und Portnummer aus diesem Feld.
3. Prüfen Sie DNS Server (Primary) und Default Gateway.
4. Starten Sie den Netzwerkteil des MFP nach einer DNS-Änderung neu.
5. Prüfen Sie den Servernamen auf einem Computer mit dem Befehl nslookup.
6. Verwenden Sie keine beliebige IP-Adresse eines Cloud-SMTP-Servers.

Ein korrekter Wert sieht beispielsweise wie smtp.gmail.com oder smtp.office365.com aus. Der Port wird in einem separaten Feld angegeben.

Wenn der Server erreichbar ist, aber keine geschützte Verbindung hergestellt wird

1. Stimmen Sie Port und SMTP Encryption aufeinander ab.
2. Prüfen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone.
3. Prüfen Sie den Port mit Test-NetConnection auf einem Computer.
4. Vergewissern Sie sich, dass die Organisation keine TLS-Überwachung mit einem Zertifikat durchführt, dem das MFP nicht vertraut.
5. Prüfen und aktualisieren Sie die Firmware des Geräts.
6. Wenn ein moderner Server TLS 1.2 oder eine neuere Version verlangt und das MFP keine Verbindung aushandeln kann, deaktivieren Sie nicht die Verschlüsselung über das Internet. Verwenden Sie einen kompatiblen lokalen SMTP relay.

Wenn ein Anmelde- oder Authentifizierungsfehler angezeigt wird

1. Geben Sie in SMTP User ID die vollständige E-Mail-Adresse ein.
2. Löschen Sie das gespeicherte Kennwort und geben Sie es erneut ein.
3. Prüfen Sie Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen.
4. Geben Sie für Gmail das App-Passwort und nicht das normale Kontokennwort ein.
5. Prüfen Sie für Microsoft 365 Authenticated SMTP und die Richtlinien der Organisation.
6. Stellen Sie Authentication Method auf SMTP ein, wenn Benutzername und Kennwort verwendet werden.
7. Vergewissern Sie sich, dass From mit der Anmeldeadresse übereinstimmt oder für diese Adresse die Berechtigung Send As erteilt wurde.
8. Prüfen Sie, ob das Kennwort seit der ursprünglichen Einrichtung geändert wurde.

Wenn der Server ausschließlich OAuth akzeptiert, behebt eine erneute Eingabe des Kennworts das Problem nicht. In diesem Fall muss ein SMTP relay oder ein anderer Dienst verwendet werden, der mit den Möglichkeiten des MFP kompatibel ist.

Wenn am Bedienfeld kein Fehler angezeigt wird, die E-Mail aber nicht angekommen ist

1. Prüfen Sie die Ordner „Spam“ und „Junk-E-Mail“.
2. Bitten Sie bei Microsoft 365 den Administrator, Message Trace und die Quarantäne zu prüfen.
3. Prüfen Sie bei Google Workspace Email Log Search.
4. Vergleichen Sie From mit der vom Server oder Relay zugelassenen Adresse.
5. Senden Sie den Scan zuerst an eine Adresse innerhalb derselben Domäne und anschließend an eine externe Adresse.
6. Wenn die interne Adresse die E-Mail erhält, die externe jedoch nicht, prüfen Sie die Beschränkungen von Direct Send oder restricted SMTP server.
7. Prüfen Sie bei Verwendung eines Relay SPF und die Regeln für zulässige Absender.

Eine Meldung über die erfolgreiche Übertragung am Bedienfeld bedeutet, dass der SMTP-Server die E-Mail angenommen hat. Danach kann das E-Mail-System sie noch in Quarantäne verschieben, aufgrund einer Domänenregel zurückweisen oder die Zustellung an einen externen Empfänger verhindern.

Wenn eine kleine E-Mail versendet wird, ein großer Scan jedoch nicht

1. Stellen Sie eine Auflösung von 200 oder 300 dpi anstelle von 600 dpi ein.
2. Wählen Sie für Textdokumente den Monochrommodus oder Graustufen.
3. Verwenden Sie PDF und eine geeignete Komprimierung.
4. Teilen Sie ein großes Dokument auf mehrere E-Mails auf.
5. Prüfen Sie die Größenbeschränkung für Nachrichten auf dem sendenden und empfangenden Server.
6. Wenn regelmäßig große Dokumente gescannt werden, verwenden Sie Scan to Shared Folder, Scan to USB oder das Scannen vom Computer.

Die E-Mail-Codierung vergrößert den Anhang zusätzlich. Deshalb kann eine PDF-Datei, deren Größe bereits fast dem zulässigen Serverlimit entspricht, nach dem Einfügen in eine E-Mail zurückgewiesen werden.

Firmware bei TLS-Fehlern aktualisieren

Prüfen Sie vor der Einrichtung eines zwischengeschalteten Relay die aktuelle Firmware für OKI MB472dnw, OKI MB492dn oder OKI MB562dnw.

1. Notieren Sie die aktuelle Firmwareversion und die Netzwerkeinstellungen.
2. Wählen Sie auf der Support-Seite das genaue Modell aus.
3. Verwenden Sie die neueste Firmware Update Tool.
4. Verbinden Sie MFP und Computer mit einem stabilen Netzwerk.
5. Schalten Sie Gerät und Netzwerkgeräte während der Aktualisierung nicht aus.
6. Prüfen Sie nach dem Neustart erneut SMTP Server, Port, Verschlüsselung, From und den minimalen Versandtest.

Wann ein zwischengeschalteter SMTP relay benötigt wird

Ein Relay wird erforderlich, wenn die korrekten Einstellungen aus einem der folgenden Gründe nicht helfen:

• der E-Mail-Server akzeptiert ausschließlich OAuth;
• das MFP unterstützt nicht die erforderliche TLS-Version oder die benötigten Verschlüsselungssammlungen;
• die Organisation verbietet Basic Authentication;
• App-Passwörter sind durch die Sicherheitsrichtlinie verboten;
• das Kennwort eines Benutzerpostfachs darf nicht im MFP gespeichert werden;
• mehrere ältere Geräte müssen zentral verwaltet werden.

Ein lokaler Relay sollte Nachrichten nur von der festen IP-Adresse des MFP annehmen, ausschließlich festgelegte From-Adressen zulassen und die E-Mails über eine geschützte Verbindung an einen modernen Dienst weiterleiten. Stellen Sie einen solchen Relay nicht öffentlich im Internet bereit und erlauben Sie keinen anonymen Versand für das gesamte lokale Netzwerk.

Wenn sich kein sicherer Relay einrichten lässt, verwenden Sie Scan to Shared Folder, Scan to USB oder ActKey/TWAIN. Mit diesen Methoden kann weitergearbeitet werden, ohne die Sicherheit des E-Mail-Kontos zu schwächen.

Zuletzt aktualisiert am 16.08.2026 von TreiberNeu