OKI MC332, MC362 und MC562 sendet Scans nicht per E-Mail: SMTP für Gmail und Microsoft 365 einrichten

Wenn der OKI MC332, MC362 oder MC562 ein Dokument scannt, es aber nicht per E-Mail sendet, ist eine Neuinstallation des Scannertreibers auf dem Computer normalerweise nicht erforderlich. Bei Verwendung der Funktion Scan to E-mail stellt das Multifunktionsgerät selbstständig eine Verbindung zum SMTP-Server her und überträgt eine E-Mail mit der Datei. Der Computer, der TWAIN/WIA-Treiber und das Dienstprogramm ActKey sind an diesem Vorgang nicht beteiligt.

Um den Versand wiederherzustellen, müssen Sie feststellen, in welcher Phase der Fehler auftritt: Das Multifunktionsgerät findet den Mailserver nicht, kann keine sichere Verbindung herstellen, erhält eine Ablehnung bei der Anmeldung oder übermittelt die Nachricht erfolgreich, die anschließend vom Mailsystem blockiert wird. Nachfolgend finden Sie eine vollständige Einrichtung von Grund auf sowie separate Lösungen für die Meldungen Please check SMTP settings, SMTP Login failed, SMTP Authentication unsupported und Please check DNS settings. Der genaue Wortlaut der Meldung kann je nach Sprache des Bedienfelds und Firmware-Version leicht abweichen.

Für welche Modelle diese Anleitung geeignet ist

Die Vorgehensweise gilt für folgende Multifunktionsgeräte:

• OKI MC332dn;
• OKI MC342dn und MC342dw;
• OKI MC352dn;
• OKI MC362dn und MC362w;
• OKI MC562dn, MC562w und MC562dw;
• OKI ES3452 MFP;
• OKI ES5462 MFP und ES5462dw MFP;
• OKI MPS2731mc.

Die Bezeichnungen einzelner Menüpunkte können abweichen, bei allen aufgeführten Modellen stehen jedoch die Adresse des SMTP-Servers, der Port, die Modi SMTPS und STARTTLS, die Absenderadresse, die Authentifizierungsmethode, der Benutzername und das Kennwort zur Verfügung.

Ermitteln Sie die Ursache anhand der Meldung oder des Symptoms

Was Sie vor der Einrichtung vorbereiten sollten

Beginnen Sie nicht damit, zufällige Ports und Verschlüsselungsmethoden auszuprobieren. Bereiten Sie zunächst folgende Angaben vor:

• IP-Adresse des Multifunktionsgeräts im lokalen Netzwerk;
• Administratorkennwort des Multifunktionsgeräts;
• genauen Namen des SMTP-Servers;
• SMTP-Port;
• Verschlüsselungsmodus: SMTPS, STARTTLS oder None;
• Authentifizierungsmethode: SMTP oder None;
• vollständigen Benutzernamen, der normalerweise mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt;
• Kennwort des Kontos oder ein separates App-Passwort;
• Absenderadresse, deren Verwendung vom Server zugelassen wird.

Wenn das E-Mail-System zu einer Organisation gehört, sollten Sie die Einstellungen von deren Administrator erhalten. Die Konfiguration darf nicht allein anhand der Endung der E-Mail-Adresse bestimmt werden: Eine Organisation kann einen eigenen SMTP-relay verwenden, auch wenn die Postfächer in Google Workspace oder Microsoft 365 gehostet werden.

Schritt 1. Überprüfen Sie die Netzwerkeinstellungen des Multifunktionsgeräts

SMTP funktioniert nicht, wenn das Gerät zwar mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist, aber weder über ein Gateway für den Internetzugang noch über einen DNS-Server zum Auffinden des Mailservers verfügt.

1. Ermitteln Sie die IP-Adresse des Multifunktionsgeräts über das Bedienfeld oder einen ausgedruckten Netzwerkkonfigurationsbericht.
2. Öffnen Sie auf einem Computer, der mit demselben Netzwerk verbunden ist, einen Browser.
3. Geben Sie die IP-Adresse des Geräts ein, zum Beispiel:

http://192.168.1.40

4. Wenn sich die OKI-Seite öffnet, kann der Computer das Multifunktionsgerät im lokalen Netzwerk erreichen. Wenn sie sich nicht öffnet, stellen Sie zunächst die Netzwerkverbindung des Geräts wieder her.
5. Drücken Sie am Bedienfeld die Taste SETTING.
6. Öffnen Sie Easy Setup (Einfache Einrichtung) > Network Setting (Netzwerkeinstellung).
7. Überprüfen Sie IP-Adresse, Subnetzmaske, Standardgateway und DNS-Server.
8. Wenn die Adressen automatisch vom Router zugewiesen werden, wird normalerweise die Adresse des Routers als Gateway und DNS-Server verwendet. Geben Sie keine beliebigen Werte ein, wenn Ihnen die Netzwerkparameter nicht bekannt sind.
9. Überprüfen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone des Multifunktionsgeräts. Eine stark abweichende Uhrzeit kann die Zertifikatsprüfung bei einer sicheren Verbindung beeinträchtigen.

Wenn der SMTP-Server mit einem Namen angegeben wird, zum Beispiel smtp.gmail.com, ist ein funktionierender DNS-Dienst erforderlich. Für Microsoft 365 sollte ebenfalls der Name smtp.office365.com und nicht eine im Internet gefundene IP-Adresse verwendet werden: Die Adressen des Dienstes können sich ändern und das Zertifikat wird für den Servernamen ausgestellt.

Zusätzliche Prüfung vom Computer aus

Die folgenden Befehle zeigen, ob der Server aus Ihrem Netzwerk erreichbar ist. Sie überprüfen weder das im Multifunktionsgerät gespeicherte Kennwort noch beweisen sie die TLS-Kompatibilität des Geräts mit dem Server.

1. Drücken Sie Win + R, geben Sie powershell ein und drücken Sie Enter.
2. Führen Sie zur DNS-Prüfung Folgendes aus:

nslookup smtp.gmail.com

3. Führen Sie zur Prüfung von Port 587 Folgendes aus:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Wenn nslookup keine Adresse zurückgibt, überprüfen Sie DNS am Router und beim Internetanbieter.
• Wenn TcpTestSucceeded : False angezeigt wird, kann der Port durch den Router, die Firewall der Organisation oder den Internetanbieter blockiert sein.
• Wenn beide Prüfungen erfolgreich sind, fahren Sie mit den SMTP-Einstellungen des Multifunktionsgeräts fort.

Schritt 2. Öffnen Sie die E-Mail-Einstellungen

Die Parameter können über das Bedienfeld eingegeben werden, lange Adressen und Kennwörter lassen sich jedoch komfortabler über die integrierte Webseite des Multifunktionsgeräts eingeben.

Einrichtung über den Browser

1. Öffnen Sie im Browser http://IP-адрес-МФУ.
2. Melden Sie sich als Administrator an.
3. Bei der Werkseinstellung dieser Serie lautet der Administratorname für die Weboberfläche root und das Kennwort aaaaaa. Wenn das Kennwort zuvor geändert wurde, verwenden Sie das festgelegte Kennwort.
4. Öffnen Sie Admin Setup (Admin-/Grundeinstellung) > Network (Netzwerk) > E-mail > Send Settings (Sendeeinstellungen).
5. Öffnen Sie die detaillierten Einstellungen des SMTP-Protokolls.
6. Geben Sie Server, Port, Verschlüsselung, Authentifizierungsmethode, Benutzername, Kennwort und Absenderadresse ein.
7. Klicken Sie auf Submit (Senden) und warten Sie, bis der Netzwerkbereich des Geräts neu gestartet wurde.

Einrichtung über das Bedienfeld

1. Drücken Sie die Taste SETTING.
2. Wählen Sie Easy Setup (Einfache Einrichtung) und drücken Sie OK.
3. Geben Sie das Administratorkennwort ein und bestätigen Sie die Eingabe.
4. Öffnen Sie E-mail Setting (E-Mail-Einstellung).
5. Geben Sie die Adresse des SMTP-Servers ein.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Geräts in das Absenderfeld ein.
7. Wählen Sie für die normale Funktion Scan to E-mail im Feld Receive Setting (Empfangseinstellung) die Option Disable (Deaktivieren). Der E-Mail-Empfang über POP3 ist für den Versand von Scans normalerweise nicht erforderlich.
8. Wenn der Server einen Benutzernamen und ein Kennwort verlangt, wählen Sie im Feld Authentication Method (Authentifizierungsmethode) die Option SMTP.
9. Geben Sie SMTP User ID und SMTP Password ein.
10. Speichern Sie die Einstellungen.
11. Öffnen Sie anschließend SETTING > Admin Setup (Admin-/Grundeinstellung) > Network Menu (Netzwerkmenü) > Mail Server Setup (Mailserver-Einrichtung).
12. Überprüfen Sie SMTP Port und SMTP Encryption (SMTP-Verschlüsselung).

Lassen Sie die Felder POP3 Server, POP User ID und POP Password leer, sofern Ihnen der E-Mail-Administrator nicht ausdrücklich Einstellungen für POP before SMTP mitgeteilt hat. Diese Authentifizierungsmethode ist veraltet und für Gmail oder Microsoft 365 nicht erforderlich.

Schritt 3. Verwechseln Sie Port und Verschlüsselung nicht

Diese Tabelle ersetzt nicht die Einstellungen Ihres Anbieters. Wenn der Administrator einen anderen Port angegeben hat, verwenden Sie die von ihm vorgegebene Kombination. Wählen Sie für ein Konto mit Kennwort über das Internet nicht None, wenn der Server eine sichere Verbindung unterstützt.

Schritt 4. Versand über Gmail einrichten

Das normale Kennwort eines Google-Kontos wird von einem älteren Multifunktionsgerät häufig nicht akzeptiert. Für den direkten Versand über Gmail muss normalerweise die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert und ein separates App-Passwort erstellt werden.

Google-App-Passwort erstellen

1. Melden Sie sich bei dem Google-Konto an, das ausschließlich zum Versenden von Scans verwendet werden soll.
2. Öffnen Sie Google-Konto verwalten > Sicherheit.
3. Aktivieren Sie Bestätigung in zwei Schritten, falls sie noch nicht aktiviert ist.
4. Öffnen Sie den Bereich App-Passwörter.
5. Erstellen Sie ein Kennwort mit einem verständlichen Namen, zum Beispiel OKI scanner.
6. Kopieren Sie das erstellte 16-stellige Kennwort. Dieser Wert wird nur einmal angezeigt.
7. Geben Sie es im Feld SMTP Password des Multifunktionsgeräts anstelle des normalen Kontokennworts ein. Wenn das Kennwort in Gruppen mit Leerzeichen angezeigt wird, geben Sie die 16 Zeichen ohne trennende Leerzeichen ein.

Wenn der Bereich für App-Passwörter nicht vorhanden ist, kann dies an einem verwalteten Organisationskonto, Advanced Protection oder einer Richtlinie für die Bestätigung in zwei Schritten liegen. Deaktivieren Sie den Kontoschutz nicht. Prüfen Sie die Voraussetzungen auf der Seite Mit App-Passwörtern anmelden. Für Google Workspace sollte in diesem Fall SMTP Relay eingerichtet oder ein anderer vom Administrator zugelassener SMTP-Dienst verwendet werden.

Einstellungen für smtp.gmail.com

Richten Sie zunächst eine Variante vollständig ein. Wenn Port 465 mit SMTPS nicht funktioniert, ändern Sie gleichzeitig den Port auf 587 und die Verschlüsselung auf STARTTLS. Verwenden Sie nicht den Port der ersten Variante zusammen mit der Verschlüsselung der zweiten.

Google Workspace SMTP Relay

Für eine Organisation ist ein separater relay vorzuziehen, der E-Mails von einer zugelassenen externen IP-Adresse annimmt. Der Administrator richtet den Dienst zunächst in Google Admin ein und trägt anschließend die vorgegebenen Parameter im Multifunktionsgerät ein.

• Server: smtp-relay.gmail.com;
• verfügbare Ports: 25, 465 oder 587;
• Verschlüsselung und Authentifizierung: entsprechend der erstellten relay-Regel;
• Absenderadresse: die durch die Regel zugelassene Adresse oder Domäne.

Stellen Sie Authentication Method nicht auf None um, bevor der Administrator bestätigt hat, dass der relay die Organisation anhand einer statischen externen IP-Adresse erkennt. Die schrittweisen Google-Varianten für Drucker und Scanner finden Sie auf der Seite E-Mails über einen Drucker, Scanner oder eine App senden.

Schritt 5. Versand über Microsoft 365 einrichten

Für Microsoft 365 gibt es verschiedene Konfigurationen. Legen Sie zunächst fest, ob sich das Multifunktionsgerät bei einem separaten Postfach anmeldet oder E-Mails über einen Unternehmens-relay versendet. Diese Varianten dürfen nicht kombiniert werden.

Variante 1. Client SMTP submission über smtp.office365.com

Auf der Microsoft-365-Seite muss für das ausgewählte Postfach Authenticated SMTP zugelassen sein. Der Administrator kann dies folgendermaßen überprüfen:

1. Microsoft 365 admin center öffnen.
2. Zu Users > Active users wechseln.
3. Das Benutzerkonto auswählen, das vom Multifunktionsgerät verwendet wird.
4. Die Registerkarte Mail öffnen.
5. Manage email apps öffnen.
6. Den Status von Authenticated SMTP überprüfen.

Wenn in der Organisation Security Defaults aktiviert sind oder SMTP AUTH durch eine Richtlinie untersagt wird, reicht das Aktivieren eines einzelnen Schalters für den Benutzer möglicherweise nicht aus. Deaktivieren Sie nicht den allgemeinen Schutz der Organisation wegen eines älteren Multifunktionsgeräts. Wechseln Sie zu SMTP Relay oder einer anderen zugelassenen Versandmethode.

Variante 2. Microsoft 365 SMTP Relay

Diese Variante erfordert einen Microsoft-365-Administrator und eine statische externe IP-Adresse der Organisation oder ein geeignetes Zertifikat. Das allgemeine Schema sieht folgendermaßen aus:

1. Der Administrator ermittelt die MX-Adresse der Domäne, zum Beispiel example-com.mail.protection.outlook.com.
2. Im Exchange admin center wird ein eingehender Connector vom Mailserver der Organisation zu Microsoft 365 erstellt.
3. Im Connector wird die statische externe IP-Adresse angegeben, von der die E-Mails eingehen werden.
4. Im Multifunktionsgerät werden die MX-Adresse der Domäne und Port 25 angegeben.
5. Authentication Method wird auf None gesetzt, wenn der Connector den Absender anhand der IP-Adresse erkennt.
6. Im Feld From wird eine Adresse aus einer akzeptierten Domäne der Organisation eingegeben.
7. Der Administrator überprüft SPF und die Möglichkeit, E-Mails an interne und externe Empfänger zu senden.

Port 25 muss durch die ausgehenden Netzwerkregeln und den Internetanbieter zugelassen sein. Öffnen Sie das Multifunktionsgerät nicht für Zugriffe aus dem Internet und richten Sie keinen öffentlich zugänglichen SMTP-relay ein. Einen ausführlichen Vergleich von Client SMTP submission, SMTP Relay und Direct Send finden Sie in der Anleitung Microsoft 365: Ein Multifunktionsgerät zum Senden von E-Mails einrichten.

Variante 3. Direct Send nur an interne Empfänger

Direct Send stellt über Port 25 ohne Benutzername und Kennwort eine Verbindung zur MX-Adresse der Organisation her. Diese Methode eignet sich, wenn Scans ausschließlich an Empfänger innerhalb von Microsoft 365 gesendet werden sollen. E-Mails an externe Empfänger werden über diese Methode nicht weitergeleitet.

Wenn der Versand an Mitarbeiter der Organisation funktioniert, an Gmail, Outlook.com oder eine andere externe Adresse jedoch nicht, kann dies eine normale Einschränkung von Direct Send und keine Störung des Multifunktionsgeräts sein.

Schritt 6. Führen Sie einen minimalen Test über das Bedienfeld durch

Beim ersten Test sollte eine kleine Datei erstellt werden. Auf diese Weise verdeckt eine Begrenzung der Anhangsgröße keinen SMTP-Fehler.

1. Legen Sie eine Seite mit der Textseite nach oben in den automatischen Dokumenteneinzug oder mit der Textseite nach unten auf das Vorlagenglas.
2. Drücken Sie die Taste SCAN.
3. Wählen Sie E-mail und drücken Sie OK.
4. Öffnen Sie Add Destination (Ziel hinzufügen) > To (An) > Direct Input (Direkteingabe).
5. Geben Sie die Empfängeradresse ein und bestätigen Sie sie.
6. Öffnen Sie Scan Settings (Scaneinstellungen).
7. Wählen Sie das Format PDF.
8. Stellen Sie die Auflösung auf 200 dpi oder 300 dpi.
9. Verwenden Sie für den ersten Test monochromes Scannen oder Graustufen.
10. Drücken Sie MONO. Um nach einem erfolgreichen ersten Test auch den Farbversand zu überprüfen, können Sie den Vorgang anschließend mit COLOR wiederholen.
11. Warten Sie auf die Abschlussmeldung oder notieren Sie den genauen Wortlaut des Fehlers.

Überprüfen Sie nach Änderungen der Einstellungen immer nur ein Konto und einen Empfänger. Wenn Server, Port, Kennwort und Absenderadresse gleichzeitig geändert werden, ist die Fehlersuche schwieriger.

Fehler Please check SMTP settings

Diese Meldung bedeutet, dass das Multifunktionsgerät die erforderliche Verbindung zum SMTP-Server nicht herstellen konnte. Führen Sie die Prüfungen der Reihe nach durch:

1. Vergleichen Sie den Servernamen mit der Dokumentation des E-Mail-Anbieters. Entfernen Sie Leerzeichen am Anfang und Ende des Feldes.
2. Überprüfen Sie Standardgateway und DNS in den Netzwerkeinstellungen des Multifunktionsgeräts.
3. Überprüfen Sie die Kombination aus Port und Verschlüsselung: 465 mit SMTPS oder 587 mit STARTTLS, wenn genau dies vom Anbieter angegeben wurde.
4. Wenn Port 25 verwendet wird, prüfen Sie, ob der Internetanbieter ihn blockiert.
5. Erstellen Sie vorübergehend einen minimalen Test mit einer einzelnen Seite, um eine zu große Datei auszuschließen.
6. Starten Sie das Multifunktionsgerät nach dem Speichern der Netzwerkeinstellungen neu und wiederholen Sie den Versand.

Verwenden Sie nicht die IP-Adresse von Gmail oder Microsoft 365 anstelle des Servernamens. Wenn der Name nicht aufgelöst wird, beheben Sie das DNS-Problem. Die Verwendung einer beliebigen IP-Adresse kann nach einer Änderung der Dienstadresse oder bei der Zertifikatsprüfung zu einem weiteren Fehler führen.

Fehler Please check DNS settings

1. Öffnen Sie SETTING > Easy Setup (Einfache Einrichtung) > Network Setting (Netzwerkeinstellung).
2. Überprüfen Sie DNS Server (Primary).
3. Wenn das Netzwerk DHCP verwendet, vergleichen Sie den DNS-Eintrag des Multifunktionsgeräts mit den Einstellungen eines Computers im selben Netzwerk.
4. Überprüfen Sie, ob sich das Standardgateway im selben Subnetz wie die IP-Adresse des Multifunktionsgeräts befindet.
5. Stellen Sie sicher, dass der Name des SMTP-Servers ohne https://, Schrägstrich und Portnummer eingegeben wurde.

Ein korrekter Wert im Feld SMTP Server sieht wie smtp.gmail.com und nicht wie https://smtp.gmail.com:587/ aus. Der Port wird in ein separates Feld eingegeben.

Fehler SMTP Login failed

In diesem Fall ist der Server erreichbar, lehnt aber die Anmeldedaten oder die Absenderadresse ab.

1. Geben Sie in SMTP User ID die vollständige E-Mail-Adresse einschließlich des Teils nach dem Zeichen @ ein.
2. Löschen Sie das gespeicherte Kennwort und geben Sie es erneut ein. Überprüfen Sie Groß- und Kleinschreibung sowie versehentlich eingefügte Leerzeichen.
3. Verwenden Sie für Gmail ein App-Passwort und nicht das normale Kontokennwort.
4. Überprüfen Sie bei Microsoft 365, ob Authenticated SMTP für das ausgewählte Postfach zugelassen ist.
5. Geben Sie im Feld From dieselbe Adresse ein, die auch für die Anmeldung verwendet wird.
6. Wenn die From-Adresse abweichen muss, muss der Microsoft-365-Administrator dem Konto die Berechtigung Send As erteilen; in Google Workspace muss diese Adresse durch die Versandregel zugelassen werden.
7. Überprüfen Sie, ob das Postfach gesperrt ist oder sein Kennwort kürzlich geändert wurde.

Der Fehler kann nach Aktivierung einer Multifaktor-Authentifizierung auftreten, selbst wenn das normale Kennwort unverändert geblieben ist. Dies ist eine Änderung der Anmelderegeln und keine Störung des Scanners.

Fehler SMTP Authentication unsupported

Diese Meldung bedeutet normalerweise, dass die im Multifunktionsgerät ausgewählte Authentifizierungsmethode nicht zum Server passt.

• Wählen Sie für smtp.gmail.com und smtp.office365.com SMTP und nicht POP.
• Für einen relay, der die Organisation anhand einer statischen IP-Adresse erkennt, kann None erforderlich sein.
• Wählen Sie POP before SMTP nicht aus, sofern der Anbieter nicht ausdrücklich einen POP3-Server angegeben und die Verwendung dieser veralteten Methode bestätigt hat.
• Wenn der Server ausschließlich OAuth akzeptiert, das Multifunktionsgerät aber nur Benutzername und Kennwort anbietet, ist eine direkte Verbindung nicht kompatibel. Verwenden Sie einen SMTP-relay.

Die E-Mail wurde gesendet, befindet sich aber nicht im Posteingang

1. Überprüfen Sie die Ordner „Spam“ und „Junk-E-Mail“.
2. Wenn Microsoft 365 verwendet wird, bitten Sie den Administrator, Quarantäne und Message Trace zu überprüfen.
3. Wenn Google Workspace verwendet wird, überprüfen Sie Email Log Search.
4. Vergleichen Sie die From-Adresse mit dem zugelassenen Absender.
5. Senden Sie den Test zunächst an eine Adresse innerhalb derselben Domäne und anschließend an eine externe Adresse.
6. Wenn eine interne Adresse die E-Mail erhält, eine externe jedoch nicht, überprüfen Sie die Einschränkungen von Direct Send oder restricted SMTP server.
7. Überprüfen Sie beim Versand über einen relay SPF und andere Regeln der Domäne.

Eine Meldung über die erfolgreiche Übertragung am Bedienfeld bestätigt lediglich, dass der SMTP-Server die E-Mail angenommen hat. Der Server kann die Nachricht anschließend weiterhin in Quarantäne verschieben, bei der weiteren Zustellung ablehnen oder eine Einschränkung für externe Empfänger anwenden.

Ein kleiner Scan wird gesendet, eine große Datei jedoch nicht

1. Stellen Sie die Auflösung auf 200 oder 300 dpi statt auf 600 dpi ein.
2. Wählen Sie für Textdokumente den monochromen Modus oder Graustufen.
3. Verwenden Sie PDF und eine stärkere Komprimierung.
4. Teilen Sie ein großes Dokument auf mehrere E-Mails auf.
5. Überprüfen Sie die maximale Nachrichtengröße beim sendenden und empfangenden Server.
6. Wenn Dokumente regelmäßig sehr groß sind, richten Sie Scan to Shared Folder ein und senden Sie per E-Mail einen Link oder eine bereits verkleinerte Datei.

Die Größe der Originalseiten entspricht nicht der Größe der fertigen E-Mail: Farbscans mit hoher Auflösung erzeugen große Dateien, und die Kodierung des E-Mail-Anhangs vergrößert die Nachricht zusätzlich.

Der Versand funktioniert nur gelegentlich

Sporadische Fehler sind schwieriger von einer falschen Konfiguration zu unterscheiden. Überprüfen Sie folgende Ursachen:

1. Stellen Sie sicher, dass das Multifunktionsgerät stabil mit dem Netzwerk verbunden ist. Verwenden Sie nach Möglichkeit Ethernet anstelle einer schwachen Wi-Fi-Verbindung.
2. Überprüfen Sie, ob sich Gateway und DNS nach einem Neustart des Routers ändern.
3. Überprüfen Sie Datum und Uhrzeit des Geräts.
4. Wiederholen Sie den Test mit einer einzelnen Seite, um Begrenzungen bei Dateigröße und Übertragungszeit auszuschließen.
5. Stellen Sie sicher, dass das App-Passwort nicht widerrufen wurde und das Benutzerkonto nicht durch eine Sicherheitsrichtlinie blockiert wird.
6. Überprüfen Sie das Protokoll des E-Mail-Systems: Der Server kann die Versandhäufigkeit begrenzen oder Nachrichten vorübergehend ablehnen.
7. Vergleichen Sie die Firmware-Version des Multifunktionsgeräts mit der für das genaue Modell verfügbaren Version.

Wenn die richtigen Einstellungen nicht helfen: TLS und Firmware überprüfen

Microsoft 365 verlangt TLS 1.2 oder eine neuere Version für Client SMTP submission. In den Handbüchern der hier behandelten Serie werden SMTPS und STARTTLS genannt, die konkrete TLS-Version für SMTP wird jedoch nicht angegeben. Daher garantiert allein das Vorhandensein der Option STARTTLS keine Kompatibilität mit einem modernen Server.

1. Notieren Sie die aktuelle Firmware-Version in den Geräteinformationen.
2. Öffnen Sie die Support-Seite für Ihr genaues OKI-Modell.
3. Vergleichen Sie die installierte Version mit der verfügbaren Version.
4. Wenn die Firmware veraltet ist, aktualisieren Sie sie bei stabiler Stromversorgung und Netzwerkverbindung.
5. Überprüfen Sie nach der Aktualisierung erneut Server, Port, Verschlüsselung und einen minimalen Testversand.
6. Wenn der Server die sichere Verbindung weiterhin ablehnt, deaktivieren Sie TLS nicht. Verwenden Sie einen kompatiblen SMTP-relay zwischen Multifunktionsgerät und E-Mail-System.

Wenn der Mailserver die Funktionen des Multifunktionsgeräts nicht mehr unterstützt

Wenn der Server OAuth verlangt, das Multifunktionsgerät jedoch nur SMTP-Authentifizierung mit Benutzername und Kennwort unterstützt, löst eine erneute Eingabe der Anmeldedaten das Problem nicht. Folgende sichere Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Google Workspace SMTP Relay einrichten;
• Microsoft 365 SMTP Relay über einen Connector und eine statische externe IP-Adresse einrichten;
• einen sicheren lokalen SMTP-relay verwenden, der E-Mails ausschließlich von der IP-Adresse des Multifunktionsgeräts annimmt und sie an einen modernen Dienst weiterleitet;
• einen separaten SMTP-Anbieter verwenden, der ältere Geräte über eine sichere Verbindung unterstützt;
• Dokumente über Scan to Shared Folder speichern und anschließend vom Computer aus per E-Mail senden.

Der relay darf keine E-Mails von beliebigen Geräten aus dem Internet annehmen. Beschränken Sie die Verbindung auf die lokale IP-Adresse des Multifunktionsgeräts, Firewall-Regeln und zugelassene Absenderadressen.

Zuletzt aktualisiert am 07.08.2026 von TreiberNeu