Canon MF657Cdw / MF655Cdw / MF651Cw: Scannen per E-Mail funktioniert nicht — die Nachricht wird nicht gesendet

Geeignet für folgende Modelle: Canon MF657Cdw, MF655Cdw, MF651Cw.

Wenn das Multifunktionsgerät ein Dokument scannt, es aber nicht per E-Mail sendet, bedeutet das nicht unbedingt, dass das Gerät defekt ist. Meist hängt das Problem mit den SMTP-Einstellungen, der Authentifizierung, der Empfängeradresse, den TLS-/SSL-Parametern oder damit zusammen, dass auf dem Gerät der Mailserver falsch eingetragen ist.

Wie sich das Problem typischerweise zeigt

• Das Multifunktionsgerät scannt das Dokument, aber die E-Mail wird nicht gesendet.
• Auf dem Bedienfeld wird eine Sendefehler-Meldung oder ein Fehlercode mit dem Symbol # angezeigt.
• Das Scannen auf einen Computer funktioniert, das Senden per E-Mail jedoch nicht.
• Das Problem ist nach der ersten Einrichtung der E-Mail-Funktion oder nach einer Passwortänderung des Postfachs aufgetreten.

Warum das passiert

Damit das Gerät Scans per E-Mail senden kann, muss es das Dokument nicht nur scannen, sondern sich auch korrekt mit dem Mailserver verbinden. Wenn [SMTP-Server], [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden], Benutzername, Passwort oder die Empfängeradresse falsch angegeben sind, wird die E-Mail nicht gesendet.

Canon weist ausdrücklich darauf hin, dass die Einstellungen des E-Mail-Servers vor dem direkten Senden per E-Mail im Voraus konfiguriert werden müssen. Das heißt: Nur weil das Gerät scannen kann, ist die Funktion zum Senden per E-Mail noch nicht automatisch einsatzbereit.

Womit Sie beginnen sollten

1. Starten Sie das Multifunktionsgerät neu.
2. Wenn das Senden früher funktioniert hat, überlegen Sie, ob das Passwort des Postfachs oder die Einstellungen des Mailservers geändert wurden.
3. Verwenden Sie für den ersten Test 1–2 einfache Blätter und keine große mehrseitige PDF-Datei.

Wenn die E-Mail danach immer noch nicht gesendet wird, wechseln Sie zu den Einstellungen.

Schritt 1. Prüfen Sie, ob das Senden per E-Mail bei diesen Modellen unterstützt und eingerichtet ist

Für Canon MF657Cdw, MF655Cdw und MF651Cw wird die Funktion zum Senden gescannter Dokumente per E-Mail offiziell unterstützt. Im Canon-Handbuch wird sie als direktes Senden gescannter Daten vom Gerät als E-Mail-Anhang beschrieben.

Wenn das Scannen per E-Mail nicht funktioniert, liegt das normalerweise nicht an einer fehlenden Unterstützung der Funktion, sondern an der korrekten Konfiguration.

Schritt 2. Prüfen Sie die grundlegenden E-Mail-Einstellungen über Remote UI

Canon empfiehlt, die grundlegenden E-Mail-Parameter über Remote UI zu prüfen und zu ändern.

1. Öffnen Sie einen Browser auf dem Computer.
2. Geben Sie die IP-Adresse des Geräts in die Adresszeile ein.
3. Öffnen Sie Remote UI.
4. Melden Sie sich im Administratormodus an.
5. Gehen Sie zu [Einstellungen/Registrierung] → [TX Settings] (Übertragungseinstellungen) → [E-Mail/I-Fax Settings] (E-Mail-/I-Fax-Einstellungen).

Genau dort befinden sich die wichtigsten SMTP-, POP- und TLS/SSL-Einstellungen für diese Funktion.

Schritt 3. Prüfen Sie [SMTP-Server]

Das ist eine der häufigsten Fehlerquellen. Canon weist ausdrücklich darauf hin: Wenn E-Mails wegen falscher SMTP-/POP3-Servereinstellungen nicht gesendet werden, müssen die Einstellungen für [SMTP-Server] und [POP-Server] geprüft und korrigiert werden.

1. Suchen Sie im Bereich der SMTP-Servereinstellungen den Punkt [SMTP-Server].
2. Stellen Sie sicher, dass der Servername fehlerfrei eingetragen ist.
3. Wenn Ihr E-Mail-System einen bestimmten SMTP-Server verwendet, prüfen Sie ihn anhand der Dokumentation Ihres Mail-Anbieters oder mit Ihrem Netzwerkadministrator.
4. Speichern Sie die Änderungen nach der Korrektur und starten Sie das Gerät neu.

Schritt 4. Prüfen Sie [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden]

Canon weist separat darauf hin: Wenn der Server SMTP AUTH verlangt, muss [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden] aktiviert und Benutzername sowie Passwort müssen eingetragen werden.

1. Suchen Sie im Bereich der Mailserver-Einstellungen den Parameter [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden].
2. Wenn der Mailserver eine Anmeldung verlangt, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
3. Geben Sie den [Anwendername] ein.
4. Geben Sie das Passwort über [Passwort einstellen/ändern] ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen und testen Sie den Versand erneut.

Wenn das Passwort des Postfachs kürzlich geändert wurde, funktionieren die alten Zugangsdaten auf dem Gerät nicht mehr.

Schritt 5. Wenn POP vor SMTP verwendet wird, prüfen Sie auch diesen Modus

Canon unterstützt auch eine andere Authentifizierungsmethode — POP vor SMTP. In der Dokumentation heißt sie [POP-Authentisierung vor Senden verwenden].

1. Wenn Ihr E-Mail-System diese Methode verwendet, prüfen Sie, ob [POP-Authentisierung vor Senden verwenden] aktiviert ist.
2. Wenn Sie diesen Modus nicht benötigen, aktivieren Sie ihn nicht ohne Grund.
3. Wenn beim Senden POP-/TLS- bzw. POP-/SSL-Fehler auftreten, prüfen Sie zuerst die Richtigkeit dieses Modus, statt andere Einstellungen wahllos zu ändern.

Canon weist außerdem darauf hin, dass es bei Problemen mit POP vor SMTP nötig sein kann, [SSL für POP verwenden] oder die POP-Authentisierung vor dem Senden zu deaktivieren.

Schritt 6. Prüfen Sie die Empfängeradresse

Canon weist für diese Gerätefamilie ausdrücklich auf die Empfängeradresse für die E-Mail-Zustellung hin. Wenn die Adresse falsch eingegeben ist, wird die Nachricht nicht gesendet.

1. Öffnen Sie am Bedienfeld des Multifunktionsgeräts die Funktion zum Senden per E-Mail.
2. Prüfen Sie die Empfängeradresse, wenn Sie sie manuell eingeben.
3. Wenn die Adresse aus dem Adressbuch übernommen wird, öffnen Sie den Eintrag über Remote UI und kontrollieren Sie ihn erneut.
4. Versuchen Sie für den Test, eine Nachricht an eine andere, sicher funktionierende Adresse zu senden.

Das ist besonders wichtig, wenn der Fehler nur bei einer einzigen Adresse auftritt, während E-Mails an andere Empfänger normal gesendet werden.

Schritt 7. Wenn der Fehler nur bei einer Adresse auftritt, beginnen Sie genau dort

Für das MF657Cdw gibt es einen realen Anwenderfall: Das Senden per E-Mail funktionierte an mehrere Adressen, aber bei einer bestimmten Adresse gab das Gerät #806 aus. Das ist ein nützlicher Hinweis: Wenn das Problem nicht bei allen Adressen auftritt, sollte zuerst nicht die gesamte SMTP-Konfiguration, sondern der konkrete Empfängereintrag geprüft werden.

1. Löschen Sie die problematische Adresse aus dem Adressbuch.
2. Geben Sie sie manuell erneut ein.
3. Wenn die E-Mail danach gesendet wird, lag das Problem am Empfängereintrag und nicht an den SMTP-Einstellungen.

Schritt 8. Prüfen Sie die TLS-/SSL-Einstellungen

Canon weist separat darauf hin, dass sich bei SMTP und POP3 die verschlüsselte Kommunikation mit dem Server aktivieren lässt. Wenn das Gerät und der Server jedoch keinen gemeinsamen Verschlüsselungsalgorithmus unterstützen, führt auch das zu einem Sendefehler.

1. Öffnen Sie in Remote UI [Einstellungen/Registrierung] → [TX Settings] (Übertragungseinstellungen) → [E-Mail/I-Fax Settings] (E-Mail-/I-Fax-Einstellungen).
2. Prüfen Sie die Kontrollkästchen [SSL für SMTP verwenden] und [SSL für POP verwenden].
3. Wenn Ihr E-Mail-System TLS/SSL verlangt, stellen Sie sicher, dass die passende verschlüsselte Verbindung aktiviert ist.
4. Wenn Canon einen Fehler wegen eines inkompatiblen Verschlüsselungsalgorithmus meldet, empfiehlt Canon, die entsprechende TLS-/SSL-Option testweise zu deaktivieren und den Versand erneut zu prüfen.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn das Problem nach einer Änderung der Sicherheitsrichtlinien auf dem Mailserver aufgetreten ist.

Schritt 9. Wenn Unternehmens-E-Mail verwendet wird, prüfen Sie, ob sich die Anmelderichtlinie geändert hat

Selbst wenn Sie am Multifunktionsgerät nichts geändert haben, kann das E-Mail-System selbst neue Anforderungen für die Anmeldung eingeführt haben. In der Praxis bedeutet das, dass alte Zugangsdaten oder eine veraltete Authentifizierungsmethode plötzlich nicht mehr funktionieren.

Wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail oder einen Cloud-Maildienst verwenden, sollten in so einer Situation nicht nur die SMTP-Einstellungen am Gerät, sondern auch die aktuellen Anforderungen beim Mail-Administrator geprüft werden.

Schritt 10. Wenn im Protokoll ein Fehlercode angezeigt wird, nutzen Sie ihn für eine schnelle Diagnose

Canon veröffentlicht für diese Gerätefamilie separat Erläuterungen zu dreistelligen Fehlercodes mit dem Symbol #.

• Wenn das Problem mit dem SMTP-/POP3-Server zusammenhängt, empfiehlt Canon, zuerst [SMTP-Server] und [POP-Server] zu prüfen.
• Wenn der Fehler mit einem falschen Benutzernamen oder Passwort zusammenhängt, empfiehlt Canon, diese Daten in [E-Mail/I-Fax Settings] (E-Mail-/I-Fax-Einstellungen) zu korrigieren.
• Wenn der Fehler mit TLS/SSL zusammenhängt, empfiehlt Canon, die Verschlüsselungsparameter für SMTP/POP sowie die Serverzertifikate zu prüfen.
• Wenn #753 angezeigt wird, weist Canon darauf hin, dass möglicherweise ein Problem mit der Verbindung des LAN-Kabels vorliegt.
• Wenn #755 angezeigt wird, empfiehlt Canon, <Einstellungen TCP/IP> zu prüfen.

Den Fehlercode sollten Sie also nicht ignorieren — er beschleunigt die Suche nach der Ursache erheblich.

Schritt 11. Senden Sie für den ersten Test ein kleines Dokument

Wenn Sie sofort eine große farbige PDF-Datei senden, erschwert das die Diagnose. Sinnvoller ist es, zunächst Probleme mit der Grundkonfiguration auszuschließen und erst danach Dateigröße und Scanparameter zu prüfen.

1. Nehmen Sie 1–2 Blatt.
2. Wählen Sie eine normale PDF-Datei ohne unnötige Zusatzfunktionen.
3. Versuchen Sie, eine Test-E-Mail an eine funktionierende Adresse zu senden.

Wenn dieser Test funktioniert, ein großes Dokument aber nicht, sollten Sie anschließend separat die maximale Dateigröße und die Scanparameter prüfen.

So erkennen Sie schnell, wo genau das Problem liegt

• Wenn überhaupt keine E-Mails gesendet werden — prüfen Sie zuerst [SMTP-Server], [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden] und die Netzwerkverbindung des Geräts.
• Wenn nur eine einzige Adresse nicht funktioniert — prüfen Sie zuerst den Empfänger oder den entsprechenden Adressbucheintrag.
• Wenn das Problem nach einer Passwortänderung aufgetreten ist — müssen Anwendername und Passwort fast sicher neu eingegeben werden.
• Wenn der Fehler nach einer Änderung der Sicherheitseinstellungen des Mailsystems aufgetreten ist — sollten TLS/SSL und die Authentifizierungsmethode geprüft werden.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

• Sie haben bereits [SMTP-Server] geprüft.
• Sie haben [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden] erneut kontrolliert.
• Sie haben die Empfängeradresse und das Adressbuch geprüft.
• Sie haben TLS/SSL und andere Sicherheitsparameter geprüft.
• Sie haben einen Test mit einem kleinen Dokument durchgeführt.
• Der Fehler tritt trotzdem weiterhin auf.

Wenn das Senden per E-Mail danach immer noch nicht funktioniert, ist es sinnvoll, sich an den Canon-Support oder an den Administrator Ihres E-Mail-Systems zu wenden.

Kurzfazit

Bei Canon MF657Cdw, MF655Cdw und MF651Cw hängen Probleme beim Scannen per E-Mail meist nicht mit einem Defekt des Geräts zusammen, sondern mit falsch eingestellten Mail-Parametern. Zuerst sollten [SMTP-Server], [SMTP-Authentisierung (SMTP AUTH) verwenden], die Einstellungen für POP vor SMTP, die Empfängeradresse und die TLS-/SSL-Parameter geprüft werden. Wenn überhaupt keine E-Mails gesendet werden, liegt die Ursache meist bei SMTP oder den Zugangsdaten. Wenn nur eine einzelne Adresse nicht funktioniert, ist in der Regel der konkrete Empfängereintrag die Ursache.

Zuletzt aktualisiert am 14.04.2026 von TreiberNeu