Canon MF461dw / MF463dw / MF465dw: Scannen per E-Mail funktioniert nicht – die Nachricht wird nicht gesendet

Geeignet für folgende Modelle: Canon MF461dw, MF463dw, MF465dw.

Wenn das Multifunktionsgerät ein Dokument scannt, es aber nicht per E-Mail sendet, bedeutet das nicht unbedingt, dass das Gerät defekt ist. Meist hängt die Ursache mit den SMTP-Einstellungen, den Empfängerdaten, der Authentisierung, der Größe des Anhangs oder mit Parametern zusammen, die bei der Einrichtung des Sendens falsch festgelegt wurden.

Wie sich das Problem typischerweise zeigt

• Das Multifunktionsgerät scannt das Dokument, aber die E-Mail wird nicht gesendet.
• Auf dem Bedienfeld erscheint ein Fehlercode oder eine Meldung über einen Sendefehler.
• Das Scannen auf einen Computer funktioniert, das Senden per E-Mail jedoch nicht.
• Das Problem ist direkt nach der Ersteinrichtung oder nach einer Änderung des E-Mail-Passworts aufgetreten.

Warum das passiert

Damit das Multifunktionsgerät Scans per E-Mail senden kann, muss es das Dokument nicht nur scannen, sondern sich auch korrekt mit dem Mailserver verbinden. Wenn der SMTP-Server, der Anwendername, das Passwort, die Absenderadresse oder die Empfängeradresse falsch eingetragen sind, wird die Nachricht nicht gesendet. Auch die Größe des Anhangs spielt eine Rolle: Wenn die Datei zu groß ist, kann der Versand ebenfalls mit einem Fehler enden.

Womit Sie beginnen sollten

1. Prüfen Sie, ob das Gerät Zugriff auf das Netzwerk hat.
2. Starten Sie das Multifunktionsgerät neu.
3. Wenn das Senden früher funktioniert hat, überlegen Sie, ob das Passwort des Postfachs oder die Einstellungen des Mailservers geändert wurden.
4. Versuchen Sie danach erneut, ein kleines Testdokument per E-Mail zu senden.

Für die erste Prüfung sollten Sie besser 1 bis 2 einfache Blätter verwenden und keine große mehrseitige PDF-Datei.

Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass die Funktion für das Senden per E-Mail überhaupt eingerichtet ist

Bei dieser Canon-Serie lassen sich die grundlegenden Einstellungen für das Senden per E-Mail nicht vollständig über das Bedienfeld des Multifunktionsgeräts festlegen. Canon weist ausdrücklich darauf hin, dass die Einstellungen des E-Mail-Servers am Computer vorgenommen werden müssen.

1. Öffnen Sie einen Browser auf dem Computer.
2. Geben Sie die IP-Adresse des Multifunktionsgeräts in die Adresszeile ein.
3. Öffnen Sie Remote UI.
4. Oder verwenden Sie das Tool für die Einstellung der Sendefunktion, wenn Sie es bereits zum Einrichten des Geräts verwendet haben.
5. Prüfen Sie, ob die Parameter für das Senden per E-Mail überhaupt eingetragen wurden.

Schritt 2. Prüfen Sie [SMTP-Server]

Das ist eine der häufigsten Ursachen. Wenn der SMTP-Server falsch angegeben ist, wird die E-Mail nicht gesendet, selbst wenn der Scan selbst problemlos erstellt wird.

1. Öffnen Sie die Einstellungen für das Senden per E-Mail über das Tool für die Einstellung der Sendefunktion oder über Remote UI.
2. Suchen Sie den Punkt [SMTP-Server].
3. Stellen Sie sicher, dass der richtige Mailserver eingetragen ist.
4. Wenn Ihr E-Mail-Dienst oder Ihr Unternehmens-Mailsystem einen bestimmten Servernamen verwendet, prüfen Sie ihn besonders sorgfältig noch einmal.

Schon ein einziger Fehler im Namen des SMTP-Servers führt dazu, dass Scans nicht per E-Mail gesendet werden.

Schritt 3. Prüfen Sie [SMTP-Authentisierung]

Wenn der Mailserver eine Anmeldung mit Anwendername und Passwort verlangt, muss diese Einstellung korrekt gesetzt sein.

1. Suchen Sie in denselben Einstellungen den Punkt [SMTP-Authentisierung].
2. Wenn der Server eine Authentisierung verlangt, prüfen Sie, ob [Eingestellt] ausgewählt ist.
3. Geben Sie den [Anwendername] und das [Passwort] erneut ein.
4. Speichern Sie die Änderungen.
5. Wiederholen Sie den Versand des Testdokuments.

Wenn das Passwort kürzlich geändert wurde, funktionieren die alten Daten im Multifunktionsgerät nicht mehr, auch wenn früher alles normal funktioniert hat.

Schritt 4. Prüfen Sie die Empfängeradresse

Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers falsch eingegeben wurde, wird die Nachricht ebenfalls nicht gesendet.

1. Öffnen Sie am Bedienfeld des Multifunktionsgeräts <Scan> → <E-Mail>.
2. Prüfen Sie die Empfängeradresse, wenn Sie sie manuell eingeben.
3. Wenn die Adresse aus dem Adressbuch übernommen wird, öffnen Sie sie über Remote UI und stellen Sie sicher, dass sie korrekt gespeichert ist.
4. Versuchen Sie testweise, einen Scan an eine andere, sicher funktionierende Adresse zu senden.

Das ist besonders wichtig, wenn auf dem Bedienfeld ein Fehlercode erscheint, der speziell mit der Zieladresse zusammenhängt.

Schritt 5. Prüfen Sie die Absenderadresse und den Gerätenamen

Damit Scans per E-Mail gesendet werden können, muss für das Gerät eine korrekte Absenderadresse festgelegt sein. Außerdem erlaubt Canon die Registrierung eines Gerätenamens, der als Absendername angezeigt wird.

1. Öffnen Sie [Menü] → [Funktionseinstellungen] → [Senden] → [Einstellungen scannen und senden].
2. Prüfen Sie den Bereich [Name der Einheit registrieren].
3. Stellen Sie sicher, dass in den grundlegenden E-Mail-Einstellungen eine korrekte Absenderadresse eingetragen ist.
4. Wenn die Absenderadresse fehlt oder falsch eingetragen ist, korrigieren Sie sie über die Sendeeinstellungen am Computer.

Wenn der Absendername nicht registriert ist, stört das den Versand normalerweise nicht. Eine falsch eingetragene Absenderadresse kann jedoch sehr wohl Probleme verursachen.

Schritt 6. Prüfen Sie, ob die gesendete Datei nicht zu groß ist

Auch wenn die E-Mail-Einrichtung korrekt vorgenommen wurde, kann eine Nachricht wegen eines zu großen Anhangs nicht gesendet werden.

1. Scannen Sie für den Test nur 1 bis 2 Blätter statt eines großen Dokuments.
2. Wenn Sie bisher in Farbe gescannt haben, verringern Sie testweise [Auflösung] und wählen Sie einen einfacheren [Farbmodus].
3. Wenn Sie viele Seiten senden möchten, teilen Sie das Dokument testweise auf mehrere E-Mails auf.

Wenn ein kleines Dokument normal gesendet wird, ein großes jedoch nicht, liegt die Ursache meist nicht mehr bei SMTP, sondern an der Größe der gesendeten Datei.

Schritt 7. Prüfen Sie [Subject/Message] (Betreff/Nachricht) und das Format des Anhangs erst nach der Grundprüfung

Die Einstellung [Subject/Message] (Betreff/Nachricht) ist normalerweise nicht die Hauptursache für den Fehler. Nachdem SMTP korrekt eingerichtet wurde, ist es aber sinnvoll, auch diesen Punkt zu prüfen. Kontrollieren Sie dabei zugleich das Dateiformat des Anhangs.

1. Prüfen Sie im Bildschirm für das Senden per E-Mail den Punkt [Subject/Message] (Betreff/Nachricht).
2. Stellen Sie sicher, dass der Betreff korrekt gesetzt wird.
3. Prüfen Sie das Format des Anhangs und verwenden Sie für den Test am besten eine normale PDF-Datei ohne zusätzliche Sonderoptionen.

Dieser Schritt ist nicht der wichtigste, hilft aber dabei, zusätzliche Störfaktoren auszuschließen.

Schritt 8. Wenn Unternehmens-E-Mail oder Cloud-Mail verwendet wird, prüfen Sie die Authentisierungsmethode erneut

Bei Unternehmens-E-Mail, Microsoft 365 oder anderen Cloud-Diensten reicht ein normaler Anwendername mit Passwort manchmal nicht aus. In einer solchen Situation müssen die Einstellungen nicht nur mit den Parametern des Geräts, sondern auch mit den Anforderungen des jeweiligen Mailsystems abgeglichen werden.

Wenn früher ein normales Passwort verwendet wurde und das Mailsystem später seine Anmeldevorgaben geändert hat, kann das Senden vom Multifunktionsgerät aufhören zu funktionieren, auch wenn am Gerät selbst nichts geändert wurde.

Schritt 9. Wenn ein Fehlercode erscheint, sehen Sie im Auftragsprotokoll nach

Bei dieser Canon-Serie werden Sendefehler oft von einem dreistelligen Fehlercode mit dem Symbol # begleitet. Dieser Code hilft dabei, die Ursache schneller einzugrenzen.

1. Öffnen Sie am Bedienfeld des Multifunktionsgeräts das Auftragsprotokoll oder den Statusbildschirm.
2. Prüfen Sie, ob dort ein Fehlercode mit dem Symbol # angezeigt wird.
3. Wenn ein Code vorhanden ist, prüfen Sie, ob er mit der Empfängeradresse, dem Mailserver oder mit der Größe der gesendeten Daten zusammenhängt.

So kann ein Fehler zum Beispiel durch eine falsche E-Mail-Adresse oder durch ein zu großes Datenvolumen verursacht werden.

Schritt 10. Wenn das Senden nach einer Passwortänderung nicht mehr funktioniert, geben Sie alle Zugangsdaten neu ein

Das ist ein sehr typischer Praxisfall. Der Benutzer ändert das Passwort des Postfachs, das Multifunktionsgerät verwendet aber weiterhin das alte Passwort. Dadurch funktioniert das Scannen per E-Mail plötzlich nicht mehr.

1. Öffnen Sie die Einstellungen für das Senden per E-Mail am Computer.
2. Geben Sie den Anwendernamen und das neue Passwort noch einmal ein.
3. Speichern Sie die Änderungen.
4. Starten Sie das Multifunktionsgerät neu.
5. Senden Sie das Testdokument erneut.

So erkennen Sie schnell, wo das Problem liegt

• Wenn ein kleines Dokument gesendet wird, ein großes aber nicht – liegt die Ursache meist in der Größe des Anhangs.
• Wenn von Anfang an überhaupt kein Dokument gesendet wird – prüfen Sie zuerst [SMTP-Server], [SMTP-Authentisierung] und die Absenderadresse.
• Wenn der Fehler nach einer Passwortänderung aufgetreten ist – müssen die SMTP-Zugangsdaten fast sicher neu eingegeben werden.
• Wenn der Fehler auf die Zieladresse hinweist – prüfen Sie zuerst die Empfängeradresse selbst oder den Eintrag im Adressbuch.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

• Sie haben bereits [SMTP-Server] geprüft.
• Sie haben [SMTP-Authentisierung] erneut kontrolliert.
• Sie haben die Absenderadresse und die Empfängeradresse geprüft.
• Sie haben versucht, ein kleines Testdokument zu senden.
• Der Fehler tritt weiterhin auf.

Wenn das Senden per E-Mail danach weiterhin nicht funktioniert, ist es sinnvoll, sich an den Canon-Support oder – bei einer Unternehmens-E-Mail – an den Administrator des Mailsystems zu wenden.

Kurzfazit

Bei Canon MF461dw, MF463dw und MF465dw hängen Probleme beim Senden von Scans per E-Mail meist nicht mit einem Defekt des Multifunktionsgeräts zusammen, sondern mit den Einstellungen des Mailservers und den Parametern des Sendens. Prüfen Sie zuerst [SMTP-Server], [SMTP-Authentisierung], die Empfängeradresse, die Absenderadresse und die Größe des Anhangs. Wenn ein kleines Dokument normal gesendet wird, ein großes aber nicht, liegt die Ursache meist an der Dateigröße. Wenn dagegen überhaupt keine E-Mails gesendet werden, sollten Sie mit der SMTP-Konfiguration und den Zugangsdaten beginnen.

Zuletzt aktualisiert am 14.04.2026 von TreiberNeu